Aynı anda birkaç iş yapmanın moda değil, bir gereklilik olduğu 7 gün 24 saat kültüründe yaşıyoruz. Araç sürerken telefon görüşmesi yapan ya da kısa mesaj yazan, toplantıda yapılacaklar listesi oluşturan ya da telefonla görüşürken e-postalarını okuyan şaşırtıcı sayıda insan var etrafımızda. Ne kadar çok işi aynı anda halleder ve yaşamlarımızı ne kadar tıka basa doldurursak, kendimizi o kadar verimli hissediyoruz.

Ama acaba her şeyi bütünüyle ele alıyor muyuz, yoksa her şeyden bir parça mı yapıyoruz? Gün içinde nefes nefese koşuştururken haddinden fazlasıyla mı başa çıkmaya çalışıyor ve herhangi bir konuya derinlemesine odaklanma yeteneğimizi kaybediyoruz? Sürekli bir veri akışının tam bir yaşamın sembolü haline gelmesi bizim arzu ettiğimiz bir şey mi?

Veriler içinde boğulmak
Her yönden bize doğru uçuşan mesajlarla veriler içinde boğulur hale geldik. Ortalama bir ofis çalışanı günde 150'den fazla e-posta alıyor, tabi buna iş arkadaşları ve sevdiğimiz kişilerle telefon, faks, kısa mesaj ve anında mesajlaşma gibi farklı tür araçlar kullanılarak yapılan sayısız görüşmeyi de eklemek gerekiyor. Dikkatimiz sürekli olarak elektronik cihazlardan birinden gelen bir zil ya da bip sesiyle dağılıyor. Bu da iş yerinde işimizi düzgün bir şekilde yapmaktan alıkoyan ve hatta stresle bağlantılı sorunlar oluşturan rahatsız edici bir durum.

Çalışanların bir çoğu ise dikkatlerini dağıtan sürekli kesinti ve uyarıların işlerine konsantre olmalarını önlediğini hissetmeye başlıyor. Beynimiz bir işten diğerine geçerken dikkatimizi odaklayabilmemiz için biraz zamana ihtiyaç duyar. Aslında bir işten uzaklaştığımızda, tekrar o işe dönmek için ortalama yarım saate ihtiyaç duyarız. Uzun vadede aşırı bilgi yükü odaklanma ve derinlemesine düşünme yeteneğimizi köreltebilir.

Odak noktasını bulmak
Sorun çok fazla bilgi olması değil, bunlarla nasıl başa çıkılacağıdır. Konsantre olmak ve elde ettiğimiz bilgiden en yüksek faydayı sağlamak için dikkat dağıtıcıları yönetmemiz ve kendimize zaman ayırmamız gerekir. İşte bu konuda yardımcı olabilecek birkaç ipucu:

• Öncelikleri belirleyin. İşe başlamadan önce gerçekten ne yapmanız gerektiğini belirlemek için biraz zaman ayırın ve ondan sonra en zorundan başlayarak her seferinde bir işi ele alın. Araya hızlı ve kolay işleri almayı denemeyin. Her değişiklikte beyninizin yeniden odaklanması gerekir.

• Dikkatinizi verin. Kendinizi bir görevi bir seferde tamamlayacak şekilde eğitin. Yapmanız gerekeni seçin ve bu işi dikkatinizin yüzde 100'ünü vererek düzgün bir şekilde yapın. Aynı anda birçok iş yapma isteğine direnin. Miktarı değil, kaliteyi düşünün. Zamanınızı düzenleyin, mola verin, temiz hava alın, yeniden odaklanın.

• Kapatın. Biplerin esiri olmayın! Çalışmanız gerektiğinde, e-posta ve anında mesajlaşmaları kapatın, telefonunuzu sesli postaya aktarın. Gelen kutunuza bakmak için en iyi zamana siz kendiniz karar verin. Bu iş için belki biri sabah, biri öğleden sonra olmak üzere iki oturum ayırabilirsiniz. Önemli olan işinizin arasında gelen mesajları kontrol etme dürtüsüne dayanmaktır. Etrafınızdaki insanlara çalışabilmek için yeni bir ilkeniz olduğunu açıklayın. Onlar da buna alışacaktır.

• Birleştirin. Bir e-posta yazmanız gerektiğinde, kendinizi az ve öz olmaya zorlayın. Beş cümle iyi bir sınırdır. Şunu da düşünün: İş arkadaşlarınızın posta kutularını "teşekkürler" ya da "harika!" gibi gereksiz mesajlar ve bilgilerle doldurmayın. Daha az mesaj göndermeye çalışın ve gönderdiğiniz bilginin gerçekten ilgili olmasına dikkat edin.

Unutmayın: bir mesaj gönderirken, siz de birinin işini kesiyor olabilirsiniz. Gerçekten buna değeceğinden emin olun!

İşle ilgili daha fazla ipucu ve el çabukluğu için, HP Öğrenim Merkezi'ni ziyaret edin.